Kodeks postępowania administracyjnego to podstawowy akt prawny regulujący polską procedurę administracyjną, który posługuje się dość prostą i ogólną definicją strony w postępowaniu administracyjnym. Od tego, czy dany podmiot będzie mógł występować w charakterze strony zależy wiele czynników, które będą miały wpływ na dalsze kształtowanie jego praw oraz obowiązków. Definicja strony w postępowaniu administracyjnym nie jest przy tym tożsama z pojęciem strony na gruncie Kodeksu postępowania cywilnego i karnego.
Zgodnie z treścią art. 28 i 29 KPA, stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Stwierdzenie istnienia interesu prawnego wymaga ustalenia czy istnieje realny związek pomiędzy obowiązującą normą prawa, a sytuacją prawną konkretnego podmiotu, polegający na tym, że akt administracyjny jakim jest decyzja może mieć wpływ na sytuację prawną tego podmiotu. Interes taki powinien być bezpośredni, konkretny, realny i znajdować potwierdzenie w okolicznościach faktycznych, które uzasadniają zastosowanie normy prawa materialnego. Jak podkreśla NSA w Warszawie w wyroku z dnia 18 kwietnia 2013 r. (sygn. akt I OSK 1957/11), interes prawny jest określany jako osobisty, konkretny i aktualny, prawnie chroniony interes, który może być realizowany na podstawie określonego przepisu, bezpośrednio wiążący się z indywidualnie i prawnie chronioną sytuacją strony. Warto o tym pamiętać w szczególności w przypadkach, gdy wynik prowadzonego postępowania jedynie pośrednio oddziałuje na sytuację faktyczną bądź prawną podmiotu. Przykładowo, stronami postępowania w przedmiocie wydania pozwolenia na budowę będą właściciele nieruchomości sąsiadujących z nieruchomością, której pozwolenie ma dotyczyć. Podobnie stronami postępowania o udzielenie zezwolenia na prowadzenie fermy zwierząt futerkowych będzie szeroki krąg właścicieli bądź użytkowników terenów, na których może występować szkodliwe oddziaływanie tego rodzaju działalności.
Stronami mogą być zarówno osoby fizyczne jak i osoby prawne, a gdy chodzi o państwowe i samorządowe jednostki organizacyjne i organizacje społeczne - również jednostki nieposiadające osobowości prawnej. Przymiotu takiego nie posiadają natomiast spółki prawa cywilnego, gdyż nie mieszczą się one w żadnej kategorii podmiotów wymienionych w powyższej regulacji. Spółka taka nie jest bowiem odrębnym podmiotem prawa – jest to jedynie szczególnego rodzaju umowa o charakterze zobowiązaniowym. Spółka cywilna nie ma zdolności prawnej, a zatem nie może być co do zasady podmiotem praw i obowiązków w postępowaniu administracyjnym. Nałożenie na spółkę cywilną uprawnień lub obowiązków może nastąpić wyłącznie wtedy, gdy przepis szczególny tak stanowi. Tym samym wobec braku podmiotowości spółki cywilnej, postępowanie administracyjne, które dotyczy spółki cywilnej, w istocie dotyczy praw i obowiązków jej wspólników.
Art. 30 k.p.a. uzależnia bycie stroną od dodatkowych przesłanek - od zdolności prawnej oraz zdolności do czynności prawnych, które powinny być ocenianie na gruncie prawa cywilnego, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
Charakter strony, przysługujący osobie fizycznej wygasa wraz z jej śmiercią, a więc nie tylko nie można wszcząć postępowania ani wydać decyzji w stosunku do osoby zmarłej, ale także decyzja taka nie może z powodu braku możliwości fizycznego jej doręczenia wywołać żadnych skutków prawnych. W przypadku natomiast osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej taka sytuacja będzie miała miejsce, gdy podmioty te utracą swój byt prawny – np. na skutek likwidacji spółki, ogłoszenia jej upadłości czy też poprzez jej połączenie z inną spółką. W tym ostatnim przypadku, sukcesorem praw i obowiązków takiej spółki staje się spółka przejmująca. Z chwilą wykreślenia, spółka traci zdolność prawną - nie może być podmiotem praw i obowiązków z zakresu prawa administracyjnego. Innymi słowy w stosunku do osoby prawnej, która zakończyła swój byt prawny na skutek połączenia, przejęcia bądź likwidacji, nie można wszcząć ani prowadzić postępowania. Nie mogą też być do niej kierowane żadne indywidualne rozstrzygnięcia (decyzje).
Istotne na gruncie powyższego jest to, iż podmiot, który nie jest i nie może stać się stroną postępowania administracyjnego, nie posiada zdolności administracyjnoprawnej tj. zdolności do bycia podmiotem praw i obowiązków, o których rozstrzyga się w drodze decyzji administracyjnej, nie może zatem skutecznie wnieść odwołania od wydanego w sprawie rozstrzygnięcia. Podmiot taki może natomiast złożyć zażalenie na postanowienie organu o odmowie wszczęcia postępowania. Zażalenie takie składa się do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu, który postanowienie wydał, w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia.