Dnia 1 stycznia 2019 r. wejdzie w życie ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. z 2018 r. poz. 357).
Ustawa zmienia m.in. przepisu Kodeksu pracy i wprowadza następujące rozwiązania:
1) skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat;
2) umożliwienie pracodawcy prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej;
3) zmiana obecnie obowiązującej zasady wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych pracownika.
Pracodawca zastosuje skrócony 10-letni okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dla wszystkich pracowników zatrudnionych po dniu wejścia w życie ww. ustawy.
Zgodnie z nowym brzmieniem art. 94 pkt 9b Kp obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie wynosił 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że przepisy odrębne przewidują dłuższy okres przechowywania.
Dla pracowników zatrudnionych w okresie po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. zasadą będzie przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży. Za pracownika zatrudnionego przed dniem 1 stycznia 1999 r. pracodawca nie może złożyć raportu informacyjnego. Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych tego pracownika zawsze będzie wynosił 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Nowelizacja art. 94 pkt 9a Kp umożliwi pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika (dokumentacji pracowniczej) w wybranej przez siebie postaci – papierowej lub elektronicznej.
Pracodawca będzie miał możliwość zmiany postaci prowadzenia i przechowania dokumentacji pracowniczej w trakcie trwania stosunku pracy, jak i po jego zakończeniu. Nowy przepis - art. 94⁸ Kp pozostawia pracodawcy możliwość zmiany decyzji co do wyboru postaci dokumentacji pracowniczej, co gwarantuje, że w sytuacjach szczególnych, takich jak np. przejęcie zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę, nastąpi sprawne przeniesienie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej i dostosowanie jej do postaci preferowanej przez nowego pracodawcę.
Ustawodawca zagwarantował, że dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej będzie równoważna z dokumentacją pracowniczą w postaci papierowej. Pracownik i pracodawca będą mogli w jednakowym zakresie korzystać z dokumentu papierowego i elektronicznego, w szczególności wykorzystując obie postacie dokumentów jako potwierdzenie uprawnień czy dowody w postępowaniach sądowych, administracyjnych i dyscyplinarnych. W celu wyeliminowania wątpliwości interpretacyjnych, jakie mogą powstać w związku ze stosowaniem przepisów o zmianie postaci dokumentacji pracowniczej, ustawodawca uznał, że zasadnym stało się wyrażenie wprost normy, na podstawie której postacie papierowa i elektroniczna dokumentacji pracowniczej będą wywoływały jednakowe skutki prawne, w szczególności na gruncie przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych (art. 94¹¹ Kp).
Celem nowelizacji Kodeksu pracy jest także przyjęcie bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzenia jako formy preferowanej, z zachowaniem możliwości wypłaty wynagrodzenia w formie gotówkowej na wniosek pracownika. Obecnie obowiązujący przepis art. 86 § 3 Kp przewiduje, jako podstawową zasadę, wypłatę wynagrodzenia do rąk pracownika. Inny sposób wypłaty wynagrodzenia jest dopuszczalny, jeżeli tak stanowi układ zbiorowy pracy lub pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie. Nowe brzmienie art. 86 § 3 Kp spowoduje, że forma bezgotówkowa wypłaty wynagrodzenia będzie stopniowo stawała się formą wiodącą przy zachowaniu możliwości wypłaty do rąk pracownika ("Wypłata wynagrodzenia jest dokonywana na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożył w postaci papierowej lub elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.").
Wypłata wynagrodzenia na rachunek płatniczy wymaga dokonania zmiany w zakresie udostępnianych pracodawcy danych osobowych – art. 22¹ Kp. Zmiana umożliwi pracodawcy żądanie podania rachunku płatniczego, na który będzie dokonywał wypłaty wynagrodzenia.