Przedsiębiorca, chcąc założyć firmę, musi wybrać formę prawną swojej działalności. Ma to znaczący wpływ na koszty prowadzenia działalności, sposób jej rejestracji, a także na opodatkowanie i odpowiedzialność osobistą za zobowiązania firmy.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej określana również jako: „spółka. z o.o.”) to obok spółki akcyjnej jedna z najczęściej spotykanych form prawnych działalności gospodarczej, która posiada osobowość prawną. Jej założenie wymaga wniesienia kapitału zakładowego w wysokości co najmniej 5000 zł. Odpowiedzialność majątkowa wspólników ograniczona jest tutaj do wysokości wniesionego kapitału do spółki. Spółka z o.o. może być prowadzona w formie tak jednoosobowej jaki i wieloosobowej. W przeciwieństwie do spółek osobowych w przypadku spółki z o.o. w jej nazwie nie ma konieczności umieszczania nazwisk wspólników.
Powstanie, ustrój, prawa i obowiązki wspólników oraz zasady gospodarki finansowej spółki z o.o. regulują przepisy art. 151 i nast. ustawy z dnia 15 września 2000r. – Kodeks spółek handlowych (tekst. Jedn. Dz. U. z 2019r., poz. 505 z późn. zm.).
W celu założenia tego rodzaju spółki niezbędne jest:
sporządzenie notarialnej umowy spółki,
wniesienie przez wspólników wkładów na pokrycie całego kapitału zakładowego spółki,
powołanie zarządu,
ustanowienie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej (jeżeli umowa spółki to przewiduje),
wpis do Krajowego Rejestru Sądowego.
Wniosek o wpis spółki do KRS obowiązani są podpisać wszyscy członkowie zarządu spółki. Wymogi formalne wniosku o wpis spółki do KRS oraz niezbędne załączniki określają art. 166 i 167 Kodeksu spółek handlowych.
Prawo kontroli w spółce co do zasady przysługuje każdemu wspólnikowi. Umowa spółki może przewidywać powołanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej albo obu tych organów. W spółkach, w których kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500.000 zł., a wspólników jest więcej niż 25, powinna być ustanowiona rada nadzorcza lub komisja rewizyjna.
Spółka z o.o. zobowiązana jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości. Po zakończeniu roku obrotowego spółka z o.o. obowiązana jest sporządzić sprawozdanie finansowe, (w uproszczeniu jest to rachunek zysków i strat) oraz bilans. Wszystkie te dokumenty należy przedłożyć we właściwym urzędzie skarbowym oraz sądzie rejestrowym. Niezależnie od opodatkowania spółki z o.o. jej wspólnicy uiszczają podatek dochodowy od wypłaconej dywidendy, są zatem niejako podwójnie opodatkowani.
Najważniejsze zalety Spółki z o.o.:
- brak odpowiedzialności finansowej wspólników za zobowiązania spółki, gdyż za powstałe zobowiązania całym zgromadzonym majątkiem odpowiada spółka,
- spółka nie jest tożsama ze wspólnikami, stanowi bowiem odrębny podmiot
- ten rodzaj spółki dedykowany jest podmiotom, które zamierzają prowadzić działalność gospodarczą na dużą skalę.
Główne wady Sp. z o.o.:
- konieczne jest wniesienie kapitału zakładowego w wysokości minimum 5000 zł.,
- obowiązek prowadzenia pełnej księgowości,
- dość skomplikowany i kosztowny proces założenia spółki,
opodatkowanie dochodów zarówno spółki jak i wspólników.
Należy pamiętać, że w pewnych okolicznościach za zobowiązania spółki mogą odpowiadać także członkowie jej zarządu subsydiarnie, tj. w przypadku jeśli egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna. Jest to swoista sankcja wobec członków zarządu za to, że w porę nie zgłosili wniosku o upadłość spółki.
Liczba wspólników posiadających udziały w spółce, jak wyżej wspomniano, może być dowolna. W przypadku, gdy jest tylko jeden wspólnik, to oświadczenia woli wobec spółki składa on w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Jeżeli jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu, to czynność prawna między wspólnikiem a spółką wymaga formy aktu notarialnego. Wypis tego aktu notarialnego notariusz przesyła sądowi rejestrowemu.