Złożenie wniosku o wpis w księdze wieczystej daje początek postępowaniu określanemu w procedurze cywilnej jako postępowanie wieczystoksięgowe. Jest to postępowanie o charakterze nieprocesowym, a wniosek rozpoznawany jest przez właściwy sąd rejonowy na posiedzeniu niejawnym tj. bez przeprowadzenia rozprawy. Zasada rozpoznawania spraw w postępowaniu wieczystoksięgowym na posiedzeniu niejawnym wynika ze specyfiki tego postępowania. Rozpoznając wniosek o wpis, sąd bada jedynie treść i formę wniosku, dołączonych do wniosku dokumentów oraz treść księgi wieczystej. Tego typu czynności nie wymagają przeprowadzania rozprawy.
Krąg podmiotów uprawnionych do złożenia wniosku o wpis w księdze wieczystej jest ściśle określony przepisami prawa. Obejmuje on wyłącznie: (1) właściciela nieruchomości, (2) użytkownika wieczystego, (3) osobę, na której rzecz wpis ma nastąpić, albo wierzyciela, jeżeli przysługuje mu prawo, które ma być wpisane w księdze wieczystej. W sprawach dotyczących obciążeń powstałych z mocy ustawy wniosek może złożyć także uprawniony organ. W postępowaniu wieczystoksięgowym, oprócz wnioskodawcy, mogą uczestniczyć tylko te osoby, których prawa zostały wykreślone lub obciążone lub na rzecz których wpis ma nastąpić.
W zależności od rodzaju wniosku o wpis do księgi wieczystej, należy dołączyć do niego właściwe dokumenty, potwierdzające stan, który wnioskodawca zamierza ujawnić. Dokumentami takimi mogą być orzeczenia sądu, dokumenty stwierdzające dokonanie czynności prawnej jak akt notarialny czy decyzja administracyjna. Przykładowo, w celu ujawnienia zmiany właściciela nieruchomości nabytej w drodze dziedziczenia, do wniosku o wpis w księdze wieczystej należy dołączyć - w zależności od sytuacji - postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku (alternatywnie sporządzony przez notariusza akt poświadczenia dziedziczenia) albo postanowienie sądu w sprawie działu spadku. Istotne jest złożenie dokumentów w odpowiedniej formie. Zgodnie z przepisami ustawy o księgach wieczystych i hipotece, wpis może być dokonany na podstawie dokumentu z podpisem notarialnie poświadczonym, jeżeli przepisy szczególne nie przewidują innej formy dokumentu. Wpis potrzebny do usunięcia niezgodności między treścią księgi wieczystej, a rzeczywistym stanem prawnym może nastąpić, gdy niezgodność będzie wykazana orzeczeniem sądu lub innymi odpowiednimi dokumentami.
Złożenie wniosku o wpis w księdze wieczystej wymaga uiszczenia opłaty sądowej, a jej wysokość uzależniona jest od rodzaju wniosku. Szczegółowe zasady uiszczania opłat w postępowaniu wieczystoksięgowym oraz ich wysokość określa ustawa o kosztach sądowych w sprawach cywilnych z dnia 28 lipca 2005 r. Wniosek który nie został należycie opłacony, zostanie zwrócony bez wezwania do uiszczenia tej opłaty. Jednak w terminie tygodniowym od dnia doręczenia zarządzenia o zwrocie pisma z tej przyczyny wnioskodawca może uiścić brakującą opłatę. Jeżeli opłata została wniesiona we właściwej wysokości, wniosek wywołuje skutek od daty pierwotnego wniesienia. Skutek taki nie następuje w razie kolejnego zwrotu wniosku z tej samej przyczyny. W postępowaniu wieczystoksięgowym możliwe jest również ubieganie się o zwolnienie od kosztów sądowych.
Jeżeli postępowanie przebiegnie pomyślnie, sąd dokonuje wpisu do księgi wieczystej. Sąd zawiadamia wnioskodawcę i uczestników o dokonaniu wpisu. Wpis w księdze wieczystej ma moc wsteczną od chwili złożenia wniosku o dokonanie wpisu, a w wypadku wszczęcia postępowania z urzędu, od chwili wszczęcia tego postępowania.
Sąd oddala wniosek o wpis, jeżeli brak jest podstaw albo istnieją przeszkody do jego dokonania. Innymi słowy wniosek o wpis podlega oddaleniu, jeżeli jest merytorycznie niezasadny lub nienależycie udokumentowany. Od postanowienia o oddaleniu wniosku przysługuje apelacja. Warto jednak pamiętać, że sąd wieczystoksięgowy orzeknie zgodnie z wnioskiem o wpis uprzednio oddalonym, jeżeli wnioskodawca złoży ten wniosek uzupełniony, usuwając przeszkody do dokonania wpisu wskazane w uzasadnieniu postanowienia o oddaleniu wniosku.