Urlop na żądanie został przewidziany w art. 1672 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 2023 r., poz. 1465) – dalej jako „k.p.”.
Zgodnie z przywołanym unormowaniem, pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.
Urlop na żądanie obejmuje część urlopu wypoczynkowego pracownika za dany rok kalendarzowy. Tym samym urlop na żądanie nie jest rodzajem odrębnego, dodatkowego urlopu. Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy ma w danym roku kalendarzowym prawo do 20 dni bądź do 26 dni urlopu wypoczynkowego, w tym do 4 dni urlopu na żądanie. Podkreślenia wymaga przy tym okoliczność, iż pracownik zatrudniony
w niepełnym wymiarze czasu pracy ma prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze odpowiadającym wymiarowi jego czasu pracy, jednak mimo to zawsze jest uprawniony do 4 dni urlopu na żądanie.
Pracownik ma swobodę decyzji co do układu, w którym wykorzysta przysługujący mu urlop na żądanie. Może zatem zdecydować o wykorzystaniu tego urlopu jednorazowo w pełnym wymiarze 4 dni, bądź wykorzystywać ten urlop w częściach.
W przypadku urlopu na żądanie, zwraca uwagę tryb w jakim jest on udzielany. Przede wszystkim pracownik zgłasza potrzebę udzielenia urlopu na żądanie najpóźniej w dniu, w którym rozpoczyna korzystanie ze swojego uprawnienia. Na pracowniku ciąży obowiązek dbałości o dobro zakładu pracy, dlatego też w miarę możliwości swój wniosek o udzielenie urlopu na żądanie pracownik powinien przedstawić z wyprzedzeniem. Nie jest natomiast wymagane zachowanie jakiejkolwiek szczególnej formy dla żądania pracownika. Możliwe jest zatem zawiadomienie pracodawcy w każdy sposób, który będzie skuteczny dla przekazania informacji.
Mimo swojego szczególnego charakteru urlop na żądanie powinien być pracownikowi udzielony przez pracodawcę. Pracownik nie może zatem rozpocząć urlopu na żądanie, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu. Rozpoczęcie urlopu
na żądanie przed udzieleniem go przez pracodawcę może zostać uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, będącą ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych w rozumieniu art. 52 § 1 pkt 1) k.p. Z drugiej strony niedopuszczalne jest udzielenie urlopu na żądanie bez uprzedniego wniosku pracownika.