Instytucja tzw. urlopu uzupełniającego została uregulowana w art. 158 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 2023 r., poz. 1465) – dalej jako „k.p.”.
Urlop uzupełniający to urlop przysługujący pracownikowi, który w ciągu roku kalendarzowego nabył prawo do urlopu w wyższym wymiarze. Nabycie prawa do urlopu w wyższym wymiarze, np. 26 dni w miejsce dotychczasowego wymiaru 20 dni, może być konsekwencją różnych zdarzeń, m.in. pozostawania dłużej w zatrudnieniu lub zdobycia dodatkowego wykształcenia, co powoduje zwiększenie wymiaru urlopu przysługującego danemu pracownikowi. Uprawnienie do urlopu uzupełniającego powstaje nie z początkiem roku kalendarzowego, lecz w dniu przekroczenia co najmniej dziesięcioletniego okresu zatrudnienia czy to w wyniku dłuższego pozostawania w zatrudnieniu czy też w wyniku zdobycia dodatkowego wykształcenia.
Zgodnie z art. 158 k.p., pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający. Należy w tym miejscu zwrócić uwagę na fakt, iż w świetle przytoczonego unormowania, o urlopie uzupełniającym będzie można mówić wyłącznie w sytuacji wykorzystania przez pracownika urlopu w dotychczasowym wymiarze. Jeżeli natomiast pracownik nie wykorzystał urlopu w dotychczasowym wymiarze, ale równocześnie nabył prawo do wyższego wymiaru urlopu, to wówczas pracownikowi przysługuje urlop w nowym (wyższym) wymiarze.
Do urlopu uzupełniającego stosuje się ogólne zasady udzielania urlopów wypoczynkowych. Oznacza to w szczególności powinność pracodawcy udzielenia również tego urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo – art. 161 k.p. Jeżeli ze względu na moment nabycia prawa albo z innych powodów przewidzianych w k.p. udzielenie urlopu wypoczynkowego w tym terminie jest niemożliwe, to wówczas, zgodnie z art. 168 k.p., urlopu udziela się do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.