Zawarcie umowy najmu może być uzależnione od wpłacenia przez najemcę kaucji zabezpieczającej pokrycie należności z tytułu najmu lokalu, przysługujących wynajmującemu w dniu opróżnienia lokalu. Kaucja nie może przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy najmu. Zgodnie z przepisami ustawy o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie kodeksu cywilnego, kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu lub nabycia jego własności przez najemcę, po potrąceniu należności wynajmującego z tytułu najmu lokalu.
Uprawnienie najemcy do żądania zwrotu kaucji mieszkaniowej powstaje po opróżnieniu lokalu, w sytuacji gdy:
1. najemca nie posiada wobec wynajmującego żadnych zaległości związanych z korzystaniem z mieszkania (czyli czynszu i innych opłat, do których zapłaty najemca był zobowiązany),
2. wynajmujący nie ma wobec najemcy żadnych roszczeń związanych ze zniszczeniami mieszkania.
Gdy wynajmujący, mimo ciążącym na nim obowiązku, nie zwraca kaucji, najemca w pierwszej kolejności powinien wezwać pisemne wynajmującego do zwrotu. Wezwanie powinno obejmować swą treścią następujące elementy:
W celach dowodowych, wezwanie najemca powinien nadać listem poleconym, za potwierdzeniem odbioru. Jeżeli próba polubownego załatwienia sporu nie odniesienie rezultatu, najemca może złożyć przeciwko wynajmującemu pozew o zapłatę. Jeżeli kwota kaucji podlegającej zwrotowi nie przekracza 20 000,00 zł sprawa zostanie rozpoznana w tzw. postępowaniu uproszczonym, które charakteryzuje się stosunkowo niskimi kosztami sądowymi oraz mniej skomplikowaną procedurą w porównaniu do zwykłego trybu postępowania. W postępowaniu uproszczonym, pozew składany jest na urzędowym formularzu, którego aktualny wzór udostępnia Ministerstwo Sprawiedliwości pod następującym adresem strony internetowej: https://bip.ms.gov.pl/pl/formularze/formularze-pism-procesowych-w-postepowaniu-cywilnym/. Opłata sądowa od pozwu uzależniona jest od wysokości żądanej kwoty (zaokrąglonej w górę do pełnego złotego), według następujących zasad:
przy wartości kaucji 2000 złotych - 30 złotych;
przy wartości kaucji 2000 złotych do 5000 złotych - 100 złotych;
przy wartości kaucji ponad 5000 złotych do 7500 złotych - 250 złotych;
przy wartości kaucji ponad 7500 złotych - 300 złotych.
Na skutek złożenia pozwu, sąd zazwyczaj wydaje przeciwko pozwanemu nakaz zapłaty, który po uprawomocnieniu (jeżeli pozwany nie zaskarży go w terminie 2 tygodni od dnia otrzymania), będzie dla najemcy podstawą do wszczęcia egzekucji komorniczej.