Fundusz jest państwowym funduszem celowym i działa na podstawie przepisów ustawy z dnia 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy.
W razie niewypłacalności pracodawcy zaspokojeniu ze środków Funduszu podlegają niezaspokojone roszczenia pracownicze z tytułu:
1) wynagrodzenia za pracę;
2) przysługujących pracownikowi na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy:
a) wynagrodzenia za czas niezawinionego przez pracownika przestoju, za czas niewykonywania pracy (zwolnienia od pracy) i za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
b) wynagrodzenia za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby,
c) wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego,
d) odprawy pieniężnej przysługującej na podstawie przepisów o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników,
e) ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy przysługującego za rok kalendarzowy, w którym ustał stosunek pracy, oraz za rok bezpośrednio go poprzedzający,
f) odszkodowania przysługujące pracownikowi, w stosunku do którego pracodawca zastosował jednostronne skrócenie okresu wypowiedzenia. Pracodawca może skrócić okres wypowiedzenia, jeżeli wypowiedzenie zostało dokonane z powodu upadłości lub likwidacji pracodawcy lub z innych przyczyn niedotyczących pracowników, może dotyczyć tylko trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia, który może być jednostronnym oświadczeniem woli pracodawcy skrócony maksymalnie do jednego miesiąca. Za czas, o który okres wypowiedzenia został skrócony, pracownikowi przysługuje odszkodowanie,
g) dodatku wyrównawczego, który przysługuje z tytułu przeniesienia do innej pracy pracownika, u którego stwierdzono występowanie objawów wskazujących na powstawanie choroby zawodowej oraz dodatku wyrównawczego dla pracownika, który został przeniesiony do innej pracy w wyniku stwierdzenia orzeczeniem lekarskim niezdolności do wykonywania dotychczasowej pracy wskutek wypadku przy pracy lub choroby zawodowej;
3) składek na ubezpieczenia społeczne należnych od pracodawców na podstawie przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych, przysługujących od świadczeń wypłaconych ze środków Funduszu.
Niewypłacalność pracodawcy zachodzi m.in., gdy sąd upadłościowy lub restrukturyzacyjny, na podstawie przepisów Prawa upadłościowego lub Prawa restrukturyzacyjnego, wyda postanowienie o:
1) ogłoszeniu upadłości pracodawcy lub wszczęciu wobec niego wtórnego postępowania upadłościowego;
2) otwarciu postępowania restrukturyzacyjnego;
3) oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości pracodawcy, jeżeli jego majątek nie wystarcza lub jedynie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania;
4) oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości w przypadku stwierdzenia, że majątek dłużnika jest obciążony hipoteką, zastawem, zastawem rejestrowym, zastawem skarbowym lub hipoteką morską w takim stopniu, że pozostały jego majątek nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania.
Zaliczki na poczet niezaspokojonych przez pracodawcę roszczeń mogą być wypłacane z Funduszu:
1) na wniosek pracownika, gdy pracodawca faktycznie zaprzestał wykonywania działalności. Wysokość zaliczki stanowi kwotę niezaspokojonych roszczeń nie wyższą jednak niż wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę. Do wniosku pracownik dołącza informacje lub dokumenty uprawdopodobniające fakt zaprzestania działalności przez pracodawcę. Wypłata pozostałych świadczeń może nastąpić na podstawie wniosku o złożonego do marszałka województwa po zaistnieniu niewypłacalności pracodawcy,
2) na wniosek pracodawcy, gdy pracodawca oczekuje na wydanie przez sąd postanowienia w sprawie ogłoszenia upadłości i to w kwocie należnych uprawnionemu pracownikowi świadczeń, nie wyższej jednak niż wysokość minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Byli pracownicy i członkowie rodziny uprawnieni do renty rodzinnej po zmarłym pracowniku lub byłym pracowniku nie mogą wystąpić o zaliczki, mogą natomiast wystąpić z wnioskiem do marszałka województwa o wypłatę niezaspokojonych przez pracodawcę roszczeń po wystąpieniu jednej z przesłanek niewypłacalności.
O odmowie wypłaty świadczenia w całości lub w części oraz zaliczek, marszałek województwa zawiadamia niezwłocznie na piśmie zainteresowaną osobę, podając uzasadnienie tej odmowy.
Spory powstałe w związku z odmową wypłaty świadczeń rozstrzyga sąd właściwy w sprawach z zakresu prawa pracy.