Najem instytucjonalny jest analogicznym rozwiązaniem do najmu okazjonalnego, z tym że wynajmującym w przypadku najmu instytucjonalnego może być każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali (w przypadku najmu okazjonalnego wynajmującym może być tylko osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali). Ponadto, umowa najmu instytucjonalnego zawierana jest na czas oznaczony, ale jego górna granica nie została określona, jak w przypadku najmu okazjonalnego (maksymalnie 10 lat).
Przy umowie najmu instytucjonalnego nie ma wymogu wskazywania innego lokalu, w którym najemca mógłby zamieszkać, a tym samym dołączenia do umowy najmu oświadczenia właściciela innej nieruchomości o wyrażeniu zgody na zamieszkanie w jego lokalu przez najemcę.
Do umowy najmu instytucjonalnego lokalu załącza się jedynie oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego, w którym najemca poddał się egzekucji i zobowiązał się do opróżnienia i wydania lokalu używanego na podstawie umowy najmu instytucjonalnego lokalu w terminie wskazanym w żądaniu wynajmującego kierowanym do najemcy, jeżeli ten po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy dobrowolnie nie opróżnił lokalu, oraz przyjął do wiadomości, że w razie konieczności wykonania powyższego zobowiązania prawo do lokalu socjalnego ani pomieszczenia tymczasowego nie przysługuje.
W przypadku najmu instytucjonalnego kaucja nie może przekraczać sześciokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki czynszu obowiązującej w dniu zawarcia umowy najmu instytucjonalnego lokalu. Podlega zwrotowi w terminie miesiąca po opróżnieniu lokalu i rozliczeniu wzajemnych obowiązków z tytułu najmu lokalu.
Umowa najmu instytucjonalnego lokalu oraz zmiany tej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
Umowa najmu instytucjonalnego lokalu wygasa po upływie czasu, na jaki była zawarta, lub ulega rozwiązaniu po upływie okresu wypowiedzenia tej umowy. Wynajmujący może wypowiedzieć umowę najmu w wypadkach określonych w umowie oraz w przypadkach wskazanych w art. 11 ust. 2 pkt 1-3 ustawy o ochronie praw lokatorów (najemca pomimo pisemnego upomnienia nadal używa lokalu w sposób sprzeczny z umową lub niezgodnie z jego przeznaczeniem, najemca jest w zwłoce co najmniej za 3 pełne okresy płatności pomimo uprzedzenia go na piśmie o zamiarze wypowiedzenia stosunku najmu i wyznaczenia dodatkowego, miesięcznego terminu do zapłaty zaległych i bieżących należności, lub wynajął, podnajął albo oddał do bezpłatnego używania lokal lub jego część bez wymaganej pisemnej zgody wynajmującego).
Z kolei najemca może wypowiedzieć umowę najmu w wypadkach określonych w umowie, a także najemca jest uprawniony do wypowiedzenia umowy bez zachowania terminu wypowiedzenia - gdy wady lokalu zagrażają bezpieczeństwu i zdrowiu najemcy lub jego domowników, a także gdy w chwili wydania najemcy lokal miał wady, które uniemożliwiają przewidziane w umowie używanie, albo jeśli powstały one w późniejszym terminie, a wynajmujący mimo zawiadomienia nie usunął ich w odpowiednim czasie lub też ich usunięcie jest niemożliwe.