Pokrzywdzonym w postępowaniu karnym może być nie tylko osoba fizyczna, lecz także instytucja państwowa lub samorządowa albo inna osoba pokrzywdzona przestępstwem, o ile złożyła o nim zawiadomienie. Instytucja zażalenia na postanowienie o umorzeniu postępowania jest uprawnieniem przysługującym podmiotowi pokrzywdzonemu na niekorzystne dla niego postanowienie organu prowadzącego dochodzenie.
Podstawy prawne zażalenia zawarte są w art. 306 kpk w związku z art. 465 § 2. Na postanowienie o umorzeniu postępowania przysługuje zażalenie, natomiast z treści art. 465 § 2 kpk wynika, że na postanowienie prokuratora o umorzeniu postępowania przygotowawczego przysługuje zażalenie do sądu właściwego do rozpoznania sprawy, chyba że ustawa stanowi inaczej.
W trybie prywatnoskargowym w pierwszej kolejności zażalenie rozpoznaje prokurator nadrzędny nad prokuratorem prowadzącym dochodzenie, a dopiero później sąd właściwy. Natomiast zażalenie na postanowienie prowadzącego postępowanie przygotowawcze, jeżeli nie jest nim prokurator, rozpoznaje prokurator sprawujący nadzór nad tym postępowaniem.
Zgodnie z art. 325 a, kodeksu postępowania karnego (dalej: kpk) dochodzenie prowadzi Policja lub organy, które posiadają uprawnienia Policji a wskazane w art. 312 kpk. tj. Straż Graniczna, Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Krajowa Administracja Skarbowa, Centralne Biuro Antykorupcyjne, Żandarmeria Wojskowa, oczywiście w zakresie ich właściwości lub inne organy przewidziane w przepisach szczególnych, np. Inspekcja Handlowa i Państwowa Inspekcja Sanitarna. Wskazane wyżej organy mogą zostać wyłączone, gdy postępowanie do prowadzenia przejmuje prokurator.
Dochodzenie prowadzi się w sprawach należącyvh do właściwości sądu rejonowego. Zażalenie na umorzenie dochodzenia zgodnie z art. 460 kpk wnosi się w terminie siedmiu dni liczonych od daty ogłoszenie postanowienia, a jeżeli ustawa zobowiązuje podmiot umarzający do doręczenia postanowienia, od daty jego doręczenia wraz z uzasadnieniem. Pismo doręcza się pokrzywdzonemu oraz jego pełnomocnikowi, jeżeli został ustanowiony w sprawie. Wskazać należy, że termin siedmiu dni biegnie osobno dla pokrzywdzonego i osobno dla jego pełnomocnika. W zażaleniu musimy wskazać jakie błędy w naszej ocenie zostały popełnione na etapie postępowania przygotowawczego oraz wnieść o uchylenie zaskarżonego postanowienia i zwrot sprawy do dalszego prowadzenia.
Zażalenie musi spełniać wymogi pisma procesowego, a nadto dla skuteczności wskazać należy jego podstawy tj. podniesienie zarzutów, np.:
a) prokurator nie przeprowadził wszystkich czynności dowodowych, które należało uwzględnić, ale je pominął,
b) opinia biegłego jest niejednoznaczna, niepełna stąd w opinii skarżącego rodzi się konieczność jej uzupełnienia, ale prokurator pominął tę kwestię,
c) postępowanie nie wyjaśniło dostatecznie wszystkich wątpliwości lub zostały wyjaśnione niedostatecznie.
Sąd postanowieniem może uchylić decyzję prokuratora i zdecydować o przekazaniu sprawy do dalszego prowadzenia. W przypadku, gdy sprawa jest skomplikowana sąd może odroczyć wydanie postanowienia w sprawie nadto przed jego wydaniem zażądać od stron dodatkowych dokumentów lub wyjaśnień w sprawie. Sąd może także utrzymać zaskarżone postanowienie w mocy.